ניהול משרד

ניהול משרד – השלב הראשון להצלחה
עבדנו קשה להקים את העסק, אנחנו רוצים בהצלחתו כמובן, יש לזכור שההצלחה של העסק היא ההצלחה של ניהול המשרד ובהחלט מותנית בכך.
ניהול משרד מאורגן ומסודר הוא המפתח להצלחה.
כמו כן, יש לזכור שאדם אחד האמון על העבודה המנהלתית, הפקידותית והיצרנית – אינו יכול להתעסק בסדר במשרד.
פעמים רבות אני נתקלת במשרדים ועסקים אשר בעל העסק אינו מוצא את ידיו ורגליו מפאת הבלגאן.
גם מזכירה אשר לה ולסדר אין שום דבר משותף, לא תוכל לעזור !
לכן, חשובה ביותר היא התשתית: תשתית לניהול משרד מאורגן ומסודר.
"הבית מסודר" – שרות מקצועי ואמין של ארגון וניהול המשרד,טיפול בניירת המשרד , ייעוץ והנחיית מזכירות.
ניהול משרד   - היכן מתחילים
המשרד בו אנו שוהים רוב הזמן הוא בעצם הבית השני שלנו (אם לא הראשון).
שם אנחנו נמצאים רוב שעות היום וזוהי הסביבה העיקרית שלנו.
כמובן שחשוב שנשהה בסיבה נעימה ומסבירת פנים ולא בכאוס.

סדר ומשרד מאורגן, חשובים ביותר להצלחת העסק ולא פחות חשוב: לקוחות אשר נכנסים לעסק, דבר ראשון מקבלים רושם ראשוני מחיצוניותו של המשרד: האם מסודר, נקי, נעים ומזמין?
משרד מסודר ומאורגן, מעיד מול הלקוח, על עסק רציני המנוהל נכון וזהו כבר צעד ראשוני ובטוח ביחסים הסבוכים של "עסק – לקוח".
 
ניהול משרד – סדר על שולחן העבודה
ראשון בראשונים, אנו פוגשים בבואנו לעבודה את שולחן העבודה שלנו.
עמוס לעייפה, מלא ניירות ופתקים קטנים, כלי כתיבה מפוזרים בכל מקום וכו'.
למי יש חשק לעבוד?
הסדר הראשוני מתחיל בשולחן. יש לנקות אותו מכל הדברים המיותרים הכוללים ניירת או סתם קשקושים.
סלסילות קומות ("תריי") – עושות את העבודה נפלא ואפשר ליצור "מחלקות" של ניירת כגון: דואר נכנס/יוצא, לטיפול מיידי/דחוף או שוטף וכו'.
כלי אחסון גדול לכל כלי הכתיבה הוא פריט חובה על שולחן העבודה, שהרי תמיד אנחנו מוצאים את עצמנו מחפשים כלי כתיבה לאחר שאורחים שפקדו את שולחננו – לקחו לנו "במקרה".
לוח שעם יכול להיות לעזר רב ובתנאי שלא נמלא אותו בשטויות לא רלוונטיות ונהפוך אותו ל"אלבום תמונות תלוי".צריך לזכור מהו הייעוד העיקרי של הלוח (מספרי טלפון חשובים, רשימת מטלות לביצוע) ולא להפוך אותו לפריט אומנותי מלא ציורים של הילד מהגן...
עשר דקות לפני תום העבודה – יש לעבור שנית על השולחן ולארגן אותו ליום שלמחרת. כך גם נחסוך זמן והבלגאן שלנו ילך ויצטמצם עם הזמן.

ניהול משרד – ניירת מאורגנת
כמו בבית, כך גם במשרד (ואפילו יותר), כמות הדואר הנשפכת אלינו היא רבה מאד.
צריך להכניס לסדר היום שלנו זמן לעבור על הדואר: לסנן את כל הפרסומות והפליירים, להשאיר רק את מה שרלוונטי ולתייק לפי אופן הטיפול.

מן הסתם, לכל משרד בכל עסק כלשהו - יש תיוק וקטלוג. לכל משרד יש את השיטות שלו ואת אפון התיוק הנוח לו.
אוכל להציע, באופן גורף לכל משרד, לשים לב שהקלסרים הם בגודל וצבע אחיד. ממוספרים או רשומים לפי נושאים ע"י מדבקות אחידות על גב הקלסר. הדבר יוצר אחידות בעין ומשדר רצינות וסדר ללקוח הבא מבחוץ.
 
מזכירה שנית, השלב הראשון בניהול משרד הוא תשתית מבוססת ונכונה המותאמת אישית לכל בעל עסק.
אשמח לייעץ בכל הקשור לניהול המשרד.
חני בוסקילה.
 
 
 
 
 
 
 
צרו עמנו קשר: